付款审批流程规则

蚂蚁大视野2019-07-04 16:12:01

付款审批流程规则? ? ? ? ??

? ?付款审批,审什么?怎么审?

? ?有人是反正还有后面的来审批把关,我就先放过,给个面子,做个好人,或者是前面画圈我画圈,有样跟样,丧失原则,丧失标准,丧失了监管和过滤功能,结果导致泥沙俱下、污物混流。

? ?在长年累月审计和财务工作中,我接触了大大小小各种各样的企事业单位,根据见闻和经验,拟订出了一套很实用的《财务支付制度》,在理论和实务上规范了付款流程,现抽出付款流程图与大家一起讨论。

? ?? ?? ?? ?? ?? ? 认定和责任

? ?付款过程包括三个环节:业务行为环节、会计审核环节和出纳付款环节

? ?存在着三种责任:事实责任、审核责任和付款责任,其对应的是业务认定(事实认定)、财务认定(付款审核)和支付款项。这三种责任严重程度是由前往后递减,经办人负最大的责任,财务次之,出纳最小。现实中,由于个别单位(企业、公司)管理层的偏见和错误,一旦出现虚报套现案子,往往板子打到出纳身上,或者打到财务审核上,由财务承担全部责任,造成了冤假错案,很不公平。

? ?一、业务认定

? ?业务人或经办人承担事实责任,负主要责任,必须对其需要付款事项首先进行业务认定(事实认定),认定其行为真实性,认定其金额的准确性。业务人所做事项,包括采购,必须由另外的业务人来认定,由业务部门主管,甚至主管业务领导来进行业务认定。

? ?如果业务事实没有认定,认定不清楚,或者认定错误的,不得进入下一环节----财务认定(付款审核)环节。

? ?二、财务认定

? ?财务人员对业务进行财务认定(付款审核),承担付款审核责任,是次要的责任。一般对明显不符合常识、不符合逻辑的业务是可以审核出来的。比如,单独一个业务员出差,报销客车车票时,却出现两张同班次、同车辆的车票。

? ?如果财务没有审核,审核不清楚,或者审核错误的,不得进入下一环节----出纳付款环节。

? ?三、支付款项

? ?亚博体育官方网会计根据已经进行事实认定、财务认定的单据记录账簿,出纳根据会计已经亚博体育官方网单据支付款项的。亚博体育官方网会计、付款出纳不对前面的业务认定、财务认定承担责任。会计承担亚博体育官方网责任,出纳承担付款责任。如果亚博体育官方网对象错误、金额错误,会计承担亚博体育官方网责任;如果付错对象、付错金额,出纳承担付款责任。

? ?? ?? ?? ?? ??审核内容

? ?业务审核,财务审核的内容包括五个方面:

? ?1、关联性---与单位(公司或企业)有关;

? ?2、真实性---存在实物或行为;

? ?3、合法性---符合法律法规;

? ?4、材料性---有充分的材料证据;

? ?5、控制性---符合单位(公司或企业)财务制度。

???首先,审核其与单位(公司或企业)这一法律主体、会计主体有关联,才能付款,一切无关的,不管后面如何如何,统统扔在一边去。比较典型的有:行政机关部门的费用拿到企业公司来报账,上级企业(部门)拿到下级单位来报账,个人消费拿到企业公司来报账。

? ?其次,审核其真实性,有着实物存在,有着真实行为,金额真实准确。如果既无实物资产存在,又无真实事项,或者金额错误,虚增金额,自然要挡在门外。

? ?再次,审核其合法性,该实物资产,该真实事项是符合法律法规的,才能接受,才能付款。比如,购买毒品放在单位(公司或企业)里,报销赌博嫖娼费用,报销送礼行贿费用,尽管先与单位(公司或企业)有关联,后面是真实存在的,但由于是违法违规的,一样不得出账报销。

? ?第四,审核其材料性,有充分的证据证明了该事项的关联性、真实性和合法性。如果证据材料不足以证明,或证明不了,应退回补充或者不受理。比如,能够证明购买资产真实性充分证据有:验收单(报告)、结算单或者对账单,如是工程项目的为结算单(报告),政府机构或第三方权威方出具的产权证书、鉴定报告。除此关键证据外,扩展出来的其他证据有合同协议、装卸单、运输单、发票、拍卖公告、成交文件等等。

? ?第五,审核其是否符合财务制度。典型的内部控制制度有,出差人员的交通工具乘用标准、住宿标准、补助标准。如出现乘飞机经济舱限制的人员却要报销头等舱机票、限制住三星级酒店的却要报销总统套房的现象。

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理论版付款流程图



实务版付款流程图

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2018-8-22 03:44 上传

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? ?王石华大基因999万元检测费审批规范化的模拟讨论

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? ? 2007年,万科董事长王石来到深圳华大基因进行个人基因检测,费用是999万元,当年,中国整个基因测序市场营收是6000万,占17%。

? ? 对这笔上千万元的个人基因检测费,万科股份财务又是如何支付的呢?如何才能把个人工作风险降到最低的呢?

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? ? 按照规范的财务,须经过三个流程:

? ? 1.事实认定

? ? 2.财务认定

? ? 3.财务付款

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? ? 一、事实认定

? ? 王石或其代办人提交王石基因检测报告(华大基因出具的、盖有起法律效力公章的),付款单(或付款申请报告)经总经理办公室或董事会办公室负责人的签字确认,主管副总经理或总经理的同意付款签字,由于金额巨大,应该附上经理会办公会议决定书(内容包括同意王石去检测,同意本次付款金额)。

? ? 二、财务认定

? ? 会计、财务经理、财务总监分别进行财务认定。

? ? 1、审核是否是与公司有关的检测

? ? 基因检测在表面上看是个人的,与公司无关,但王石是万科聘用的员工,按照劳动法,用人单位有义务对被聘用人身体进行健康检查,这就属于公司行为了。

? ? 最近闹得挺欢的京东董事局主席刘强东在美国性侵案,其所发生的一切诉讼费用,包括聘请律师费、差旅费、甚至包括对女方的赔偿费(如果日后法庭判决有),那是个人行为,不是公司行为,与公司经营无关,因此不能报销。

? ? 认定与万科公司有关后,便进入真实性认定环节。

? ? 2、审核是否是真实的

? ? 审核是否有华大基因出具的王石基因检测报告,并且盖有起法律效力公章,如有,则通过,进入合法性环节。

? ? 为了使真实性证据更充分,更有说服力,应该检查是否有同意王石去华大基因公司检测的经理会决定,与华大基因签订有检测合同(协议),或者附加上,王石在检测过程中的相片。

? ? 3、审核是否是合法的

? ? 如前所述,对被聘用员工进行身体健康检查,符合国家劳动法,王石基因检测在合法性范围内。可进入下一环节审查。

? ? 如果是员工个人违法法律行为,则不能报销,在这一环节便否决,退出付款流程。如,个人赌博支出、个人打架赔偿对方支出。

? ? 4、审核证据是否充分,足以证明得了

? ? 报销单中是否有检测报告,这是最关键证据。

? ? 其他证据可有:经理会同意去检测的决定书、检测合同、经理会同意付款决定书、检测过程的现场照片。

? ? 5、审核是否符合万科公司内部控制的有关规定

? ? 如果万科公司对员工健康检查没有设定金额最高限额,则通过。如果有,并且上限金额在检测费999万元下面,则超过部分不能报销。

? ? 审核各级审批人是否在审批支付款项权限内。

? ? 万科公司对款项支付会有一个审批权限,如果这999万元检测费超过了经理办公室主管权限范围,超出了主管副总经理、总经理范围,则要经过经理会审批。

? ? 会计、财务经理、财务总监经过上述审核后,如果都符合规定,则签字同意付款。

? ? 单据转入到付款环节。

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? ? 三、财务付款

? ? 亚博体育官方网会计拿到财务总监签字的单据后,在系统账上亚博体育官方网,然后交给出纳付款。

? ? 出纳接到会计已亚博体育官方网单据后,按照单据信息汇款给华大基因公司。

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? ? 付款各环节的责任归属

? ? 一、王石、经理办主管、主管副总经理、总经理、经理会负检测事实认定的责任,包括检测行为是否是真实的、检测金额是否是准确。这是最主要的责任。

? ? 二、审核会计、财务经理、财务总监负财务审核责任

? ? 这是次要责任

? ? 如果在审核中,存在明显的逻辑错误、常识错误而审核不出来,或者最关键证据存在瑕疵(如检测报告没有检测人签字、没有检测公司公章),上一环节中事实认定中超权限审批,应该经经理会审批的没有经理会决定书,则要负财务审核责任。

? ? 三、亚博体育官方网会计、出纳的责任

? ? 如果付款单没经过必要的审批,或者缺失最终审批手续而亚博体育官方网,则亚博体育官方网会计承担责任。

? ? 如果未经亚博体育官方网而付款,或者付款名称错误、金额错误,则出纳承担付款责任。